Datenschutzinformation für Geschäftspartner
gemäß Art. 13 DSGVO

(Hinweis: Im weiteren Verlauf umfassen personenbezogene Begriffe stets alle Geschlechter.)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen. Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Art, Umfang und Zwecke der Erhebung personenbezogener Daten in unserem Haus und wie wir mit diesen Daten umgehen. Darüber hinaus erfahren Sie, welche Rechte Ihnen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen. Diese Datenschutzinformation wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Bitte informieren Sie sich daher regelmäßig mittels dieser Datenschutzinformation.

Geltungsbereich dieser Datenschutzinformation

Grundsatz

Diese Datenschutzinformation gilt für alle Geschäftspartner der ZERTplus Überwachungsgesellschaft mbH.

Ergänzende Geltung besonderer Regelungen

Hinsichtlich bestimmter Leistungen gibt es zusätzliche Datenschutzinformationen, die diese Datenschutzinformationen ergänzen. Dies gilt z. B. für die Datenschutzinformation zur Nutzung unserer Webseite, die auf der Internetseite eingesehen werden kann.

Dies gilt z. B. für die Datenschutzinformation für Geschäftspartner gemäß Art. 13 DSGVO die Sie als PDF-File herunterladen können.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

ZERTplus Überwachungsgesellschaft mbH
Geschäftsführer: Rainer Engelhardt
Mühlenweg 11
06749 Bitterfeld-Wolfen
Tel. +49 3493 3384-200
E-Mail info@zertplus.de
www.zertplus.baustoff-ueberwachung.de

Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten

OFFICESCHOCH GmbH
Melanie Schoch
Tel. +49 151 5551 2959
E-Mail: datenschutz@zertplus.de

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Wir verarbeiten insbesondere folgende Daten, die Sie uns im Rahmen der Geschäftsanbahnung oder Ge-
schäftsbeziehung zur Verfügung stellen:

  • Stamm- und Kontaktdaten des Geschäftspartners und/oder von ihm benannten bevollmächtigten Personen, insbesondere Name, Vorname, aktuelle Anschrift, sonstige Versandanschriften, E-Mail-Adressen, Telefon- und Faxnummern
  • Vertragsdaten
  • Bankverbindungsdaten, z. B. die IBAN des Kontos, BIC, Angaben zur Bank
  • steuerrelevante Daten, insbesondere Steuer-ID, Steuernummer
  • Homepage
  • im Personalausweis, Führerschein oder sonstigen vorgelegten Legitimationspapieren enthaltene Daten sowie Authentifikationsdaten
  • gegebenenfalls sonstige mit der Erfüllung der jeweiligen Geschäftsbeziehung in Zusammenhang stehende Daten wie z.B. Versicherungsdaten, HRA-Nr. etc.

Des Weiteren verarbeiten wir – soweit es für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben – auch solche personenbezogenen Daten, die wir von Dritten (z. B. Bonitätsdaten von Euler Hermes) zulässigerweise erhalten.

Des Weiteren verarbeiten wir – soweit es für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben – auch solche personenbezogenen Daten, die wir von Dritten (z. B. Bonitätsdaten von Euler Hermes) zulässigerweise erhalten.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck und auf Grundlage:

  • Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 a) DSGVO
    Im Falle einer durch Sie zu einem bestimmten Zweck erteilten Einwilligung ist die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben.
  • zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 b) DSGVO
    Die Erhebung und Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Kontaktaufnahme, vorvertraglichen Maßnahmen aufgrund Ihrer Anfrage, dem Vertragsschluss und zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber. Der Zweck ergibt sich aus den vertraglichen Inhalten.
  • von gesetzlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 c) DSGVO
    Wir unterliegen umfangreichen gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben, beispielsweise aus dem Geldwäschegesetz oder auch den Steuergesetzen. Um insbesondere den Vorschriften des Geldwäschegesetzes (GwG) zu genügen, können wir verpflichtet sein, Sie vor der Begründung einer Geschäftsbeziehung anhand Ihres Personalausweises oder Reisepasses zu identifizieren und dabei eine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses und die darin enthaltenen Daten zu erheben und zu speichern (§§ 11, 12 GwG). Wir als Verpflichtete haben das Recht und die Pflicht, im Rahmen der Identitätsüberprüfung nach GwG vollständige Kopien dieser Dokumente anzufertigen oder sie vollständig optisch digitalisiert zu erfassen (§ 8 Abs. 2 Satz 2 GwG).
    Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, wie z. B. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Die Erfüllung der sich daraus ergebenden gesetzlichen Anforderungen erfordert die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 4. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.
  • eines berechtigten Interesses Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO.
    Die Erhebung und Verarbeitung erfolgt, wenn dies zur Wahrung des berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Eine Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund eines berechtigten Interesses findet insbesondere in folgenden Fällen statt:

    • Zur Prüfung Ihrer Kreditwürdigkeit sowie aufgrund unseres Interesses daran, einen Zahlungsausfall oder ein etwaiges Insolvenzrisiko zu vermeiden, übermitteln wir personenbezogene Daten über die Aufnahme, die Durchführung und Beendigung unserer Geschäftsbeziehung sowie Daten über nicht vertragsgemäßes Verhalten an Auskunfteien, wie etwa Bürgel und holen Informationen über die Kreditwürdigkeit ein. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Prüfung der Kreditfähigkeit und gehen deshalb davon aus, dass Ihr Schutzinteresse an der Verarbeitung Ihrer Daten nicht überwiegt.
    • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Sicherstellung des IT-Betriebs und der Gewährleistung der IT-Sicherheit. Somit gehen wir auch in diesem Fall davon aus, dass Ihr Schutzinteresse an der Verarbeitung Ihrer Daten nicht überwiegt.
    • Zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Wir gehen davon aus, dass in einem solchen Fall unser Interesse gegenüber Ihren Grundrechten und Grundfreiheiten die den Schutz Ihrer Daten erfordert überwiegt.
    • Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verhinderung oder Aufklärung von Straftaten und gehen deshalb davon aus, dass in einem solchen Fall unser Interesse gegenüber Ihren Grund rechten und Grundfreiheiten die den Schutz Ihrer Daten erfordert überwiegt.
    • Bei der Videoüberwachung zur Wahrung des Hausrechts, Schutz des Eigentums, Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten, Aufklärung von Diebstählen und sicherheitsrelevanten Vorfällen sowie Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen). Im Bedarfsfall werden die Aufzeichnungen als Beweismittel in gerichtlichen und außergerichtlichen Verfahren verwendet. Auch in diesem Fall gehen wir davon aus, dass unser Interesse gegenüber Ihren Grundrechten und Grundfreiheiten, die den Schutz Ihrer Daten erfordern überwiegt.
    • Zur Direktwerbung über unsere Waren und Dienstleistungen und im Einzelfall auch über besondere Veranstaltungen. Zusätzlich verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse für Werbemitteilungen über ähnliche Waren und Dienstleistungen, sofern wir Ihre E-Mail- Adresse im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen durch Sie erhalten haben und Sie der Verwendung nicht widersprochen haben. Wir werden Sie bei Erhebung Ihrer Daten sowie bei jeder Verwendung klar und deutlich auf Ihr Recht hinweisen, dass Sie der Verwendung Ihrer Daten jederzeit widersprechen können. Wir verwenden diese Daten in dem vorbeschriebenen Umfang für Werbezwecke, weil wir davon ausgehen, dass wir insoweit ein berechtigtes Interesse an der Verwendung Ihrer Daten haben und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten betreffend den Schutz Ihrer Daten nicht überwiegen. Wir möchten Ihnen in regelmäßigen Zeitabständen Informationen über unsere Angebote und Leistungen zukommen lassen, von denen wir glauben, dass sie für Sie interessant sind.
    • Darüber hinaus schalten wir von Zeit zu Zeit Marktforschungsinstitute ein, um die Kundenzufriedenheit abzufragen und unsere Angebote und Dienstleistungen im Interesse unserer Kunden zu optimieren. Auch in diesem Zusammenhang gehen wir davon aus, dass Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz Ihrer Daten erfordern, nicht unangemessen beeinträchtigt werden.
    • Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer effizienten und erfolgreichen Geschäftssteuerung und der Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen und Produkte. Deshalb gehen davon aus, dass unser berechtigtes Interesse gegenüber Ihren Grundrechten und Grundfreiheiten die den Schutz Ihrer Daten erfordert überwiegt.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, Sie haben in eine solche Datenweitergabe eingewilligt, die Datenweitergabe erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen oder wir sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher oder gerichtlicher Anordnungen zu einer Datenweitergabe berechtigt oder verpflichtet.

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:

  • diejenigen Stellen innerhalb des Unternehmens, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen
  • Speditionen zum Zwecke des Transports von Produkten
  • Auftragsverarbeiter (Stelle außerhalb des Unternehmens, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen weisungsgebunden verarbeitet) zum Zwecke der Vertragserfüllung gem. Art. 28 DSGVO
  • Steuerberater zum Zwecke der Buchhaltung
  • Rechtsanwälte zum Zwecke des Forderungsmanagements oder Klärung sonstiger Streitigkeiten
  • Geldinstitute zum Zwecke der Abwicklung des Zahlungsverkehrs
  • Paket & Lieferdienste (z.B. DPD, Post, Express-Lieferdienste) zum Zwecke von Lieferungen und Terminvereinbarungen
  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzamt, Sozialkasse, Gerichte) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung zur Wahrung von gesetzlichen und steuerlichen Bestimmungen zum Zwecke von bspw. einer Steuer- und/oder Betriebsprüfung
  • Auskunfteien (z.B. Euler Hermes etc.) zum Zwecke der Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
  • Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen wie Kreditkartengesellschaften zum Zwecke der Abwicklung Ihrer Zahlungen mittels Kreditkarte
  • Dokumente, E-Mails, Urkunden etc. werden an das historische Archiv übergeben, dort archiviert und berechtigten Personen zur Verfügung gestellt.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Werden im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Dienstleister im Drittland eingesetzt, werden diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standarddatenschutzklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet, soweit kein sogenannter Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission hinsichtlich des Datenschutzniveaus (Art. 45 DSGVO) vorliegt.
Aufgrund des Einsatzes von Tools wie beispielsweise Microsoft 365 oder DokuSign besteht die Möglichkeit, dass eine Datenübermittlung in Drittstaaten oder eine Offenbarung an Stellen in Drittstaaten erfolgt. In diesem Fall erfolgt die Datenübermittlung ausschließlich im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit.

Ein angemessenes Datenschutzniveau wird unter anderen durch den Abschluss sog. EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.

Rechtsgrundlage hierfür ist insoweit Art. 44 ff i.V.m. Art. 6 Abs 1 Satz 1 b) DSGVO; da die Datenverarbeitung zur Durchführung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung der sich hieraus ergebenden Pflichten erforderlich ist.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 4 werden so lange verarbeitet, wie es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Besteht kein berechtigtes Interesse mehr, werden die Daten gelöscht oder, sofern dies nicht möglich ist, gesperrt.

Zudem unterliegen wir gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, dem Geldwäschegesetz und der Abgabenordnung ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Letztlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Datenbereitstellungspflicht durch Sie

Personenbezogene Daten, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind, müssen von Ihnen bereitgestellt werden. Ohne diese Daten werden wir den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen und ggf. beenden.

Insbesondere können wir nach den gesetzlichen Vorschriften bspw. des Geldwäschegesetzes (§§ 11, 12 GWG) verpflichtet sein, Sie vor der Begründung der Geschäftsbeziehung bspw. anhand Ihres Personalausweises zu identifizieren und dabei eine Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses und die darinenthaltenen Daten sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben und zu speichern. Im Rahmen dieser Identitätsprüfung nach dem GWG sind wir verpflichtet, vollständige Kopien dieser Dokumente anzufertigen oder sie vollständig optisch digitalisiert zu erfassen (§ 8 Abs. 2 Satz 2 GWG). Damit wir dieser gesetzlichen Verpflichtung nachkommen können, haben Sie uns nach § 11 Abs. 6 GWG die notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen und sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebende Änderungen unverzüglich anzuzeigen. Sollten Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen gewünschte Geschäftsbeziehung nicht aufnehmen oder fortsetzen.

Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse einschließlich Profiling zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung und Durchführung einer Vertragsbeziehung (Art. 22 DSGVO). Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Recht auf Auskunft:
    Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
  • Recht auf Berichtigung:
    Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen das Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) und Einschränkung der Verarbeitung: Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit:
    Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls das Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Widerrufsrecht:
    Eine erteilte Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit kostenfrei und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
  • Beschwerderecht:
    Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.
  • Widerspruchsrecht:
    Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO erfolgt (Art. 21 DSGVO). Legen Sie Widerspruch ein, werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren externen Datenschutzbeauftragten.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir werden diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Verfahren zu berücksichtigen. Mit der Vornahme von Änderungen an dieser Datenschutzinformation wird auch das oben in dieser Information unten angegeben Datum geändert, das den letzten Stand der Aktualisierung anzeigt.